Word 2007 - "Verborgen gegevens" verwijderen met "Documentcontrole".

Je zou je van verbazing in je koffie verslikken, mocht je weten welke “verborgen gegevens” op een Word-document aanwezig zijn. Dat kan gaan over informatie over de auteur van het document, over het bedrijf dat het document heeft opgemaakt, over de revisies die het document heeft gehad, over eventuele opmerkingen die er bij zijn genoteerd, e.d.m. Wil je dat deze gegevens niet te lezen zijn door volgende gebruikers dan moet je in Word 2007 – net zoals in Word 2010 – aan de slag met de ingebouwde “Documentcontrole”.

Open het Word-document en klik bovenaan op het logo van Microsoft Office. Neem in het uitrolmenu de keuze “Voorbereiden”. Klik daarop en dan opent zich een nieuw scherm met een aantal mogelijkheden. Hier kiezen we voor “Document Controleren”

Na doorklikken komen we uit op het eigenlijke keuzescherm voor het verwijderen van “verborgen gegevens”.

In dit venster kan men 5 onderdelen controleren:

1. Opmerkingen, revisies, versie-informatie en aantekeningen.

2. Documenteigenschappen en persoonlijke informatie.

3. Aangepaste XML-gegevens.

4. Kopteksten, voetteksten en watermerken.

5.Verborgen tekst.

Alle onderdelen zijn standaard aangevinkt voor controle. Wil je één van de onderdelen niet controleren, verwijder dan het vinkje.

Klik onderaan op “Controleren” en “Documentcontrole” begint aan zijn taak, het opzoeken van “verborgen gegevens”. Het resultaat wordt snel getoond.

Een blauw vinkje betekent dat er in dat onderdeel geen gegevens verborgen zitten, een rood uitroepteken wijst er op dat deze gegevens wel aanwezig zijn in dat onderdeel.

Om de “verborgen gegevens” te verwijderen klik je op “Alles Verwijderen” naast het onderdeel of de onderdelen met de uitroeptekens. “Documentcontrole” verwijdert dan de gevonden gegevens. Sluit dan het dialoogvenster.

Sla nu het document opnieuw op en je hebt een “zuiver” document in Word 2007 zonder “verborgen gegevens”. Wil je zeker zijn dat alles verwijderd is, dan kan je de procedure nog eens herhalen … maar in normale omstandigheden volstaat één opruiming.