Delen van autoteksten in Word

Op het werk maakte ik een archief aan van autoteksten om zo makkelijker onze standaardbrieven aan te passen en te versturen.

Nu kreeg ik de vraag van onze baas of ik dat archief ook beschikbaar wou stellen voor de andere medewerkers.

Volgens de kennis die ik zelf maar heb, is de enige mogelijkheid het normal.dot bestand te exporteren en delen met de collega's, maar aangezien het om teksten gaat die nog steeds verder aangevuld en geüpdated worden, lijkt me dit niet de handigste oplossing.

Iemand een idee hoe zoiets makkelijk praktisch kan aangepakt worden? (of is alles kopiëren naar en plakken vanuit een centraal opgeslagen document echt de enige oplossing?)

Dank,

Olivier

kopiëren van normal.dot (normal.dotm) zou het moeten doen.

How to copy Word AutoText entries between computers that have Word installed

Ik denk dat het probleem wat je aankaart gaat om versiebeheer. Als het sjabloon wordt aangepast door jou, dan heeft een collega nog een oude versie van het sjabloon. Hij zal daar op verder borduren en gaan er meerdere versies door de organisatie heen.

Als dit het probleem is, zou ik kijken of je het sjabloonbestand op een netwerkshare kunt zetten. Systeembeheerders kunnen vaak zo'n netwerkshare wel aanmaken, of deze zijn soms al aanwezig.

Ik weet niet of er een systeembeheerder aanwezig is, als deze er niet is, dan zou je het normal.dot op een NAS kunnen zetten (als die tenminste aanwezig is).

Wat ook nog zou kunnen als dit allemaal niet aanwezig is, is om een intranet te gebruiken om het sjabloon te delen.

Of als de organisatie wat kleiner is en jullie misschien wel dropbox gebruiken of een andere soort tool, kun je dit misschien wel delen via dropbox. Ik raad dit eigenlijk wel ten zeer strengste af! Dropbox in een bedrijf gebruiken zorgt ervoor dat je informatie zomaar openbaar is (op dropbox).

Sommige bedrijven gebruiken ook wel eens Sharepoint. Dit kun je instellen als een soort Document Management Systeem (DMS). Hierbij kun je sjablonen aanmaken en instellen als bijvoorbeeld sjabloon voor standaard brieven. Maakt een collega een nieuwe brief, dan maakt hij via Sharepoint een nieuwe brief aan, en wordt de laatste versie van het sjabloon gebruikt. Omdat Sharepoint versiebeheer ondersteund kun je ook nog eens oude sjablonen gebruiken.