Doc Scrubber - Handleiding - "verborgen gegevens" verwijderen op Word-documenten

[kape]

Word-documenten bevatten veel meer informatie dan de tekst die ze bevatten. Je leest wie de auteur is, herkent de bedrijfsnaam, leest door wie er wijzigingen aan werden uitgevoerd, welke commentaren werden toegevoegd, e.d.m. … ook wel de “metadata” genoemd. Wil je dat deze informatie binnenhuis blijft of binnen het bedrijf, dan kan je die wissen met het freewareprogramma Doc Scrubber. Dit programma kan zowel de gegevens tonen (analyze) als verwijderen (scrub), zodat andere gebruikers deze “verborgen gegevens” niet kunnen bekijken.

Let op: dit programma werkt enkel voor Word-versies waarbij de documenten opgeslagen werden met de extensie .doc, d.w.z. tot Word 2003. Voor Word 2007 en Word 2010 met de extensie .docx kan je het probleem oplossen in het programma zelf, vermits deze programma’s niet dezelfde metadata bevatten als hun voorgangers.

DOWNLOADEN

Doc Scrubber kan je HIER downloaden bij Brightfort, ook de beheerders van o.m. Spywareblaster.

Klik op “Download Doc Scrubber 1.2” om de download te starten. Het downloadbestand wordt automatisch geopend.

Op dit downloadbestand kies je voor “Bestand opslaan” naar een zelf gekozen locatie.

Op de door u gekozen locatie kies je voor het openen van het downloadbestand en daarna voor "Uitvoeren" van de installatie. Dit leidt je uiteindelijk tot de "Setup Wizard" van het programma.

Klik "Next" en de overeenkomst voor gebruik wordt voorgelegd. Doc Scrubber is freeware voor alle gebruikers. Zakelijke gebruikers worden aangemoedigd om een donatie te doen, maar worden niet verplicht.

Vink "I accept the agreement" aan nà akoord met de overeenkomst. Na goedkeuring wordt via "Next" de werking van Doc Scrubber nog eens extra toegelicht.

Via "Next" kan je starten met het bepalen van de installatielocatie van het programma. Standaard wordt dit geplaatst in C:\Program Files\Doc Scrubber of C:\Program Files (x86)\Doc Scrubber

Is deze locatie OK voor jou, dan is het knopje "Next" voldoende om over te stappen naar de keuze voor het - al dan niet - aanmaken van een snelkoppeling.

Via een vinkje kan je bepalen of je deze snelkoppeling op je bureaublad wil plaatsen.

Je krijgt meteen een overzicht welke verschillende installatietaken zullen worden uitrgevoerd. Via "Install" kan je nu de effectieve installatie opstarten.

Doc Scrubber is nog zo vriendelijk om je ook te bedanken voor het installeren van het programma en stuurt je dan door naar het laatste scherm van de "Setup Wizard", waar je - weer met een vinkje - het programma onmiddellijk kan opstarten.

UITVOEREN

Via de snelkoppeling op het bureaublad kan je Doc Scrubber opstarten. De startpagina ziet er zo uit:

Als eerste keuze kan je een document laten onderzoeken op “verborgen gegevens” via de functie “Analyze”. Via “Browse” zoek je het betreffende Word-bestand op je computer.

Via de toets “Next” zet je de zoekactie in gang. Het resultaat wordt onmiddellijk getoond. Alle “verborgen gegevens” worden aangegeven.

Om deze gegevens te verwijderen gebruiken we de functie “Scrub”.

Hierbij worden drie keuzes aangeboden voor het verwijderen van de gegevens:

1. van een enkel Word-document.

2. van alle Word-documenten in een specifieke map.

3. van geselecteerde Word-documenten in een specifieke map.

In hetzelfde scherm kan je ook bepalen of je de versie met “verborgen gegevens” wil vervangen door de “gezuiverde” versie.

Voor het verwijderen van een enkel Word-bestand, dien je via “Browse” opnieuw het betreffende Word-bestand op te zoeken op je computer.

Via de twee andere functies kan je sneller een aantal Word-bestanden ontdoen van de “verborgen gegevens” … dat spaart tijd en werk. Voor het zuiveren van alle Word-documenten in een specifieke map, ziet het scherm er zo uit:

Voor het zuiveren van geselecteerde Word-documenten in een specifieke map, is dit zo:

Je kan zelf bepalen welke “verborgen gegevens” je wil laten verwijderen en een standaardnaam van de auteur van het document (author) en van het bedrijf (company) instellen.

Via “Next” wordt de verwijderactie in gang gezet en worden de “verborgen gegevens” verwijderd. Na het verwijderen ziet het nieuwe document er als volgt uit

Alle “verborgen gegevens” zijn nu verdwenen uit dit Word-bestand.