Thomas

Snel copyright- en andere tekens invoegen Met name Amerikaanse bedrijven voorzien hun PowerPoint presentaties veelvuldig van copyright-, registered- en trademark-symbolen. Achter allerlei productnamen worden deze tekens geplaatst om het publiek erop attent te maken dat de namen beschermd zijn. Het invoegen van dit soort tekens is altijd wat lastig. Maar nu niet meer: Rechtsklik op een werkbalk in PowerPoint en kies Aanpassen. Ga in het dialoogvenster Aanpassen naar het tabblad Opdrachten en klik in de linker lijst op Invoegen. Zoek in de rechter lijst naar het item Symbool en sleep dit naar een positie in een werkbalk. Het icoontje is dat van een Omega-teken (een soort hoefijzer). Sluit het dialoogvenster Aanpassen door op de knop Sluiten te klikken. Nu kunt u in elk tekstkader heel gemakkelijk speciale tekens invoegen door op de knop met het Omega-teken te klikken en in het dialoogvenster Symbool het gewenste speciale teken aan te klikken gevolgd door Invoegen. Klik op Sluiten om het dialoogvenster Symbool te sluiten.

PowerPoint-presentatie omzetten naar Acrobat In PowerPoint kunt u met behulp van de Wizard Inpakken voor cd een PowerPoint-presentatie geschikt maken voor situaties waar u niet kunt beschikken over PowerPoint zelf. Het is echter ook mogelijk een bestaande PowerPoint-presentatie om te zetten naar PDF-formaat. De voordelen van het Adobe Acrobat formaat zijn dat het bestand in principe niet kan worden gewijzigd, de bestandsgrootte beperkt is en iedereen met een Acrobat Reader kan het bekijken. Voor het omzetten van een PowerPoint-presentatie naar het PDF-bestandsformaat moet u in het bezit zijn van een PDF-printerdriver van Adobe of een andere softwareleverancier. Hebt u die, dan handelt u als volgt: Kies in PowerPoint Bestand >> Afdrukken en selecteer de PDF-printerdriver. Klik dan op OK en geef een bestandsnaam op. Een .PDF bestand wordt gemaakt in de aangegeven map. Wanneer u in het bezit bent van Adobe Acrobat Professional kunt u de presentatie automatisch schermgroot laten weergeven en zelfs overgangen toevoegen. Kies in Acrobat Professional File >> Document Properties. Selecteer in het dialoogvenster Document Properties de optie Initial View. Vink onder Window Options de optie Open in Full Screen Mode aan en klik op OK. Ga naar Document >> Pages >> Set Page Transitions en selecteer een overgang tussen de pagina's. Sla het document vanuit Acrobat Professional op. Nu kan iedereen met een Adobe reader uw presentatie bekijken!

Een flashanimatie gebruiken Zowel PowerPoint-presentaties als flashanimaties zijn krachtige hulpmiddelen voor het verkrijgen van de aandacht van uw publiek. Het is mogelijk een Macromedia Flash filmpje in een PowerPoint-presentatie te gebruiken, maar het is niet erg gemakkelijk. Er zijn programma's van derden die de stappen eenvoudiger maken. Wij doen het hieronder op de ingewikkelde, maar gratis manier: Kies in PowerPoint Beeld >> Werkbalken >> Werkset Besturingselementen. Klik op de knop Meer besturingselementen. Selecteer Shockwave Flash Object uit de lijst. Als deze naam niet voorkomt, hebt u Shockwave Flash nog niet geïnstalleerd op uw systeem. U kunt danhier eventueel de benodigde bestanden downloaden. Sleep een rechthoek waarin de animatie moet worden afgespeeld. Rechtsklik in de rechthoek en kies Eigenschappen. Ga in het dialoogvenster Eigenschappen naar de eigenschap Movie en vul het volledige pad naar het Flash .SWF-bestand in. Zorg dat de eigenschap Playing op True is ingesteld en sluit het venster Eigenschappen. Voer de presentatie uit. Op de betreffende dia wordt de flashanimatie gespeeld.

Afbeeldingen comprimeren Door het comprimeren van afbeeldingen kan extra informatie in het bestand worden genegeerd (bijvoorbeeld bijgesneden gebieden), de afbeeldingresolutie worden verminderd en waar mogelijk, de indeling van het afbeeldingbestand efficiënter worden gemaakt. Dit doet u als volgt: Rechtsklik op een afbeelding in uw presentatie en kies de optie Werkbalk Afbeelding weergeven wanneer deze nog niet wordt getoond. Klik dan op de knop Afbeeldingen comprimeren (aanwezig in PowerPoint XP en 2003). Kies Geselecteerde afbeeldingen of Alle afbeeldingen in het document. Om uw bestand zo klein mogelijk te maken kiest u bovendien onder Resolutie wijzigen de optie Web/scherm. De opties Afbeeldingen comprimeren en Bijgesneden gebieden van afbeeldingen verwijderen zijn als het goed is al aangevinkt. Sluit het dialoogvenster met OK.

Geen geluid te horen Wanneer u een presentatie met geluidsbestanden op de zaak hebt gemaakt en deze op een andere pc afspeelt, kan het zijn dat u geen geluid hoort. Natuurlijk controleert u eerst of de luidsprekers van de betreffende pc het wel doen. Het kan echter ook liggen aan het feit dat u de geluidsbestanden niet hebt meegekopieerd met de PowerPoint-presentatie. PowerPoint slaat alleen kleine geluidsbestanden in de presentatie zelf op. Alle overige geluidsbestanden worden van schijf geladen. Als volgt kunt u PowerPoint forceren uw geluidsbestanden in het .PPT bestand op te nemen: Kies Extra >> Opties en ga in het dialoogvenster Opties naar het tabblad Algemeen. Hier ziet u de optie Geluid koppelen aan bestanden groter dan 100 Kb. Verhoog het desbetreffende getal tot een waarde groter dan de grootte van uw geluidsbestand. De optie betekent dat geluidsbestanden groter dan het opgegeven getal worden gekoppeld op schijf. En dat wilt u nu juist niet. Kies OK, voeg het geluidsbestand opnieuw toe en sla uw presentatie op. Wees niet verbaasd als uw presentatie nu veel groter is, want de geluidsbestanden zijn nu opgenomen in het .PPT bestand.

Zwart scherm tijdens presentatie Wist u dat 'Z' staat voor Zwart? Door de letter Z in te drukken tijdens een presentatie maakt u het scherm tijdelijk helemaal zwart. In de Engelstalige versie is het overigens de letter B van black. U kunt deze truc bijvoorbeeld gebruiken om de presentatie snel in beeld te brengen wanneer u gaat spreken. Druk direct op Z als u de presentatie hebt gestart en daarna nogmaals op de Z-toets als u gaat beginnen. Wanneer u dit soort toetsen niet goed kunt onthouden is er redding: rechtsklik tijdens de presentatie gewoon in een dia en kies Scherm >> Zwart scherm aan. Tenslotte: wanneer u gebruik maakt van twee monitoren tijdens de presentatie, dan kunt u in de presentatorweergave (op de ene monitor) op de optie Zwart scherm klikken.

Tijdens het bewerken van een PowerPoint presentatie ziet u over het algemeen links de dia's of het overzicht en in het midden de huidige dia. Omdat u graag de hele dia wilt zien zal het zoompercentage zijn ingesteld op Aanpassen. PowerPoint zorgt dan dat de hele dia altijd in beeld is. Helaas is de dia soms te klein om details echt goed te kunnen zien. Voor gebruikers van een wielmuis is er een snelle oplossing. Houd de Ctrl-toets ingedrukt terwijl u aan het wieltje draait. Het wieltje naar voren draaien is inzoomen en naar achteren uitzoomen.

Wanneer u in PowerPoint tekst typt in een titel, ondertitel of tekstvak kan het voorkomen dat de tekst wordt afgebroken bij een afbreekstreepje. Ook als dat helemaal niet als afbreekstreepje bedoeld is, maar als verbindingsstreepje tussen twee woorden. In Word kunt u dan de toetscombinatie Shift+Ctrl+- (afbreekstreepje) gebruiken in plaats van het normale afbreekstreepje. Daarmee plaatst u een vast oftewel hard afbreekstreepje met als resultaat dat het woord niet meer wordt afgebroken. In PowerPoint is dat niet mogelijk. Wij hebben ook geen symbool onder Invoegen >> Symbool kunnen vinden dat een oplossing biedt. Daarom deze tip: maak de rechter begrenzing van het tekstvak door slepen iets groter of kleiner. Zo kunt u het programma dwingen het volledige woord op de huidige dan wel de volgende regel te plaatsen.

Wat vinden jullie ervan ? Plz rate van 0 tot 10 | | | v

Een grafiek opnemen in PowerPoint Stel dat u een grafiek in Excel hebt gemaakt en deze wilt gebruiken in een PowerPoint-presentatie. U kunt dan een koppeling tot stand brengen met de daadwerkelijke grafiek in Excel. Zo zorgt u ervoor dat de grafiek niet alleen in de dia wordt geïmporteerd, maar dat de grafiek ook wordt bijgewerkt wanneer de cijfers in Excel veranderen. Ga als volgt te werk: Selecteer de grafiek in Excel en kies Bewerken >> Kopiëren. Ga naar PowerPoint. Kies Bewerken >> Plakken speciaal. Selecteer het keuzerondje Koppeling plakken en klik op OK. De grafiek wordt als een gekoppeld object op de dia geplaatst. Verplaats de grafiek indien nodig. Sla de werkmap in Excel op. Sla uw presentatie in PowerPoint op. Wanneer u de presentatie later opent, verschijnt een venster met de mededeling dat een koppeling (met de Excel-grafiek) aanwezig is. Kies Koppelingen bijwerken.

Deel/0 voorkomen De foutmelding DEEL/0! komt in een cel voor wanneer de formule erin een 'deling door nul' oplevert. Dit kan het geval zijn wanneer u een getal wilt delen door een lege cel of een cel met de waarde 0. De foutmelding staat niet erg fraai, met name in werkbladen die u wilt afdrukken of met anderen wilt delen. Het is op eenvoudige wijze mogelijk de foutmelding te onderdrukken zonder de werking van uw formule aan te tasten. Stel dat u in een aantal cellen de waarde 100 deelt door de inhoud van de cel enkele rijen hoger. Sommige van deze cellen hebben nog geen waarde. Normaal zou een formule als 100/F4 de fout DEEL/0! opleveren wanneer E4 leeg of 0 is. Wijzig de formule daarom in: =ALS(ISFOUT(100/F4);0;100/F4) De ALS-functie controleert of de uitkomst van de deling een fout oplevert (ISFOUT). Wanneer dit het geval is wordt gewoon een 0 ingevuld. Wanneer de deling geen fout oplevert wordt de oorspronkelijke deling uitgevoerd. Kopieer deze formule naar de naastgelegen cellen om de fout overal op te heffen.

Herhalende rijen bij afdrukken In veel werkbladen komen in de eerste paar rijen gegevens voor die u op elke pagina wilt afdrukken. Denk daarbij aan de titel van het werkblad en de namen van kolommen. Uw eerste idee is wellicht hiervoor een koptekst te maken. Excel heeft echter een veel slimmere functie voor dit doel. Handel als volgt: Kies Bestand >> Pagina-instelling en ga naar het tabblad Blad. Klik in het tekstvak Rijen bovenaan elke pagina. U kunt de knop naast dit vak gebruiken om de gewenste rijen aan te geven. Klik op de knop en selecteer de eerste paar rijen zoals u die op elk blad wilt afdrukken. Klik op de knop in het zwevende palet om de invoer af te sluiten. Gebruik de knop Afdrukvoorbeeld om het resultaat te zien. Loop in het Afdrukvoorbeeld met de knoppen Volgende en Vorige door uw werkblad om te zien of de opgegeven rijen inderdaad worden afgedrukt op elk blad. Klik op Afdrukken om van hieruit direct te printen of klik op Sluiten om het afdrukvoorbeeld te sluiten en de wijzigingen op te slaan.

Een werkblad op spelling controleren Het is een goed idee een werkblad op correcte spelling te controleren voordat u het afdrukt of opstuurt. Ondanks de vaak cijfermatige inhoud is een Excel-bestand net zo goed een visitekaartje voor uw organisatie als een Word-document dat is. Zo stelt u de juiste taal in voor het werkblad: Kies Extra >> Opties en activeer het tabblad Spelling. Selecteer bij Taal voor woordenlijst de gewenste taal. U moet natuurlijk wel beschikken over de spellingcontrolebestanden voor deze taal. Klik dan op OK. Kies Extra >> Spelling of druk op F7. Het hele werkblad wordt nu op spelling gecontroleerd. In een venster kunt u reageren op suggesties of correct gespelde, maar niet herkende woorden negeren. Het venster verdwijnt wanneer alle tekst is gecontroleerd. U kunt een bereik op spelling controleren door vooraf een selectie te maken. Het gebruik van de spellingscontrole voorkomt fouten en u hoeft er maar één knop voor in te drukken: F7.

Een bestand met tekstscheidingstekens maken Wanneer u in Excel een lijst hebt gemaakt, dan kan het nodig zijn deze met anderen te delen. Nu is Excel een dermate wijdverbreid programma dat u bijna altijd het .xls-bestand kunt opsturen. In een aantal gevallen echter is conversie naar een tussenbestand nodig. Zo'n tussenbestand is in zijn meest eenvoudige vorm een tekstbestand met scheidingstekens tussen de waarden. Met name databaseprogramma's kunnen een dergelijk bestand inlezen. Elke rij stelt dan een record voor en de velden worden geïdentificeerd door de scheidingstekens die ertussen worden geplaatst. Een andere naam voor zo'n bestand is CSV, wat staat voor Comma Separated Values. Zo maakt u een CSV-bestand in Excel: Kies Bestand >> Opslaan als en open de lijst bij Opslaan als. Kies CSV (gescheiden door lijstscheidingstekens). Voer een naam voor het bestand in en klik op Opslaan. Sluit dan het bestand. Door het nu aangemaakte .CSV-bestand te openen in Kladblok kunt u zien hoe het is opgebouwd. Ondanks de soortnaam "Comma Separated Values" zijn de scheidingstekens meestal puntkomma's. Let hierop wanneer u dit bestand in een ander programma gaat importeren.

Een deel van een werkblad afdrukken Er zijn twee handige manieren om slechts een deel van uw werkblad af te drukken: Maak een selectie van hetgeen u wilt afdrukken en kies Bestand >> Afdrukken. Zet in het groepsvak Afdrukken het keuzerondje Selectie aan. Klik op OK. De tweede manier maakt gebruik van een afdrukbereik. Dit bereik blijft voor het huidige werkblad behouden, ook als geen selectie actief is. Maak een selectie. Kies Bestand >> Afdrukbereik >> Afdrukbereik bepalen. Klik buiten de selectie om deze op te heffen. Gebruik het Afdrukvoorbeeld om het resultaat te zien: alleen de cellen in het opgegeven bereik worden afgedrukt. Druk het werkblad af. Om het afdrukbereik later weer te verwijderen kiest u Bestand >> Afdrukbereik >> Afdrukbereik wissen.

Meerdere werkmappen of werkbladen tegelijk afdrukken Voor de goede orde: een werkmap is een verzameling werkbladen in één bestand op schijf. Elk .xls-bestand is dus een werkmap. Een werkblad is een 'tabblad' in Excel. Als u meerdere werkmappen tegelijk wilt afdrukken gaat u als volgt te werk: Kies Bestand >> Openen. Selecteer de gewenste werkmappen door de Ctrl-toets ingedrukt te houden en de desbetreffende werkmappen aan te klikken. Kies dan Extra >> Afdrukken. Als u meerdere werkbladen in een werkmap wilt afdrukken gaat u als volgt te werk: Houd de Ctrl-toets ingedrukt en klik op de tabbladen die u wilt afdrukken om ze te selecteren. Kies dan Bestand >> Afdrukken en zorg dat het keuzerondje Geselecteerde bladen is geselecteerd. Klik tot slot op OK.

Vensters op de taakbalk Telkens wanneer u een werkmap opent wordt een nieuwe knop op de Windows Taakbalk getoond. Werkt u regelmatig met een aantal werkbladen tegelijk, dan nemen al die knoppen aardig wat ruimte in beslag op de balk onderaan uw scherm. Het is mogelijk Excel te vertellen dat u geen prijs stelt op al die knoppen. U kunt immers in Excel zelf het menu Venster gebruiken om tussen geopende werkmappen te wisselen. Dat doet u als volgt: Kies Extra >> Opties en activeer indien nodig het tabblad Weergave. Zet het vinkje in het selectievak Vensters op de taakbalk uit en klik op OK. Vanaf nu ziet u slechts één knop voor Excel op de taakbalk. Als u wel voor elke werkmap een knop wilt zien volgt u de omgekeerde procedure.

Back-up van een werkmap maken Normaal gesproken overschrijft u de huidige werkmap op schijf wanneer u wijzigingen aanbrengt en de werkmap opslaat. Wanneer tijdens het schrijven een fout zou optreden, bent u mogelijk alles kwijt. Daarom kent Excel een optie om altijd een back-up te maken van een map. U krijgt na het opslaan twee bestanden op schijf: het origineel en een back-up. De back-up ziet u pas wanneer u de huidige map meer dan eens hebt opgeslagen. Bovendien werkt de instelling alleen voor de map waarin u het maken van de back-up inschakelt. Dit gaat als volgt: Kies Bestand >> Opslaan als en klik rechtsboven in het dialoogvenster op de knop Extra. Kies hieruit Algemene opties. Plaats een vinkje bij Altijd reservekopie maken en klik op OK. Kies dan Opslaan. Wijzig iets en sla het bestand opnieuw op, nu op de normale manier. Als uw bestand test.xls heet, dan hebt u nu ook een bestand Back-up van test.xlk. Dit bestand bevat de status voordat u uw werkmap de laatste keer hebt opgeslagen.

Tekst over meerdere regels Om tekst over twee of meer regels te laten lopen is er in Excel een bijzondere toetsaanslag: Alt+Enter. In andere Office-programma's zou u wellicht Shift+Enter gebruiken. Typ een stukje tekst in een cel. Wanneer u de celrand nadert drukt u op Alt+Enter. U kunt nu weer verder typen. De regels komen onder elkaar in één cel te staan en de rijhoogte wordt automatisch aangepast. Als u al cellen hebt met tekst die te lang is voor de kolombreedte, dan kunt u beter het volgende doen: selecteer de cel(len) en kies Opmaak >> Celeigenschappen. Ga naar het tabblad Uitlijning en zet de optie Terugloop aan. Druk dan op OK. De tekst wordt nu automatisch over meerdere regels verdeeld.

Bedrijfslogo in voettekst opnemen Het staat netjes als de afdrukken uit uw Excel-werkbladen er tiptop uitzien. Daarbij hoort ook een goede kop- of voettekst. Wist u dat het vanaf Excel XP mogelijk is een afbeelding in een voettekst op te nemen? Dat gaat heel gemakkelijk. U kunt zelfs de afmetingen van de afbeelding instellen. Een en ander gaat als volgt: Kies Bestand >> Pagina-instelling. Klik in het dialoogvenster op Aangepaste voettekst. Let nu op de twee knoppen aan de rechterkant. Zet uw cursor in één van de vakken Links, Midden of Rechts en gebruik de één na laatste knop om een afbeelding te selecteren. Ga naar de juiste map, selecteer de afbeelding en klik op Invoegen. Klik nu op de laatste knop en voer de gewenste hoogte of breedte in (de andere maat gaat vanzelf mee). Klik op OK >> OK om de afbeelding in de voettekst op te nemen. In het dialoogvenster Pagina-instelling ziet u al een voorbeeldje. Klik hier op de knop Afdrukvoorbeeld om een goed voorbeeld van de gehele pagina te zien. Sluit tot slot het Afdrukvoorbeeld.

Aantal openstaande dagen berekenen Als ondernemer kent u het probleem van openstaande facturen maar al te goed. Niet elke afnemer van uw diensten of producten is even netjes met betalen. Het is dan ook goed een actueel overzicht van openstaande facturen bij de hand te hebben. Allereerst is hiervoor een lijstje met de factuurdatums vereist. Maar dat heeft u wel, of kunt u snel maken. Zet in de cel naast de eerste factuurdatum de volgende formule: =(NU()-A2)-1 Hierbij vertegenwoordigt NU() de huidige datum en A2 de cel links van de huidige. Van het resultaat wordt de waarde 1 afgetrokken, omdat anders de factuurdatum zelf wordt meegerekend. Kopieer deze formule naar beneden tot de laatste factuurdatum. Selecteer nu de cellen en kies Opmaak >> Celeigenschappen. Kies uit Categorie het item Getal en zet het aantal decimalen op 0. Klik dan op OK. U ziet nu achter elke factuurdatum het aantal openstaande dagen. Dat is schrikken!

Tekst en de huidige datum samenvoegen Er zijn mensen die hun facturen maken met Excel. En waarom ook niet? Om de tekst "Factuurdatum" en de huidige datum in de juiste opmaak boven de factuur te krijgen hebben wij de volgende handige tip. Typ in de gewenste cel de volgende formule: ="Factuurdatum "&TEKST(NU(); "dd-mm-jjjj") Let op de spatie achter het woord Factuurdatum. Na de tekst tussen aanhalingstekens zorgt het '&' teken ervoor dat de tekst wordt gecombineerd met de daaropvolgende formule. De functie TEKST zet een waarde in een tekst om. Het eerste argument is de functie NU(), wat de huidige datum oplevert. Het tweede argument is de gewenste opmaak. In dit geval twee cijfers voor de dag, twee voor de maand en vier voor het jaar. Het resultaat is een tekst als: Factuurdatum 11-05-2005.

Formules omzetten in waarden Wanneer u een formule gebruikt hebt om een resultaat op te bouwen kan het zijn dat u het resultaat blijvend wilt bewaren. Het is dus niet langer nodig of zelfs gewenst, dat het eindresultaat wijzigt. Wellicht wilt u zelfs de cellen wissen die aan de formule ten grondslag liggen. Dat kan alleen als u het resultaat van uw formules eerst omzet in vaste waarden. Stel dat u dit met de cellen E2:E10 wilt doen. Dan gaat dat als volgt: Selecteer de cellen E2:E10 en kies Bewerken >> Kopiëren. Kies direct hierna Bewerken >> Plakken speciaal. Selecteer in het dialoogvenster de optie Waarden en klik op OK. De formules zijn nu omgezet in waarden.

Gegevens uit twee cellen samenvoegen Excel wordt veel gebruikt voor het maken van (adres)lijsten. In een goede database zijn de gegevens netjes gescheiden. Stel u voor dat u een kolom hebt voor de postcode en één voor de woonplaats. Wellicht wilt u dan op een andere plaats in het werkblad een cel vullen met zowel de postcode als de woonplaats met daar natuurlijk een spatie tussen. Wij gaan er vanuit dat u in cel B2 de postcode hebt staan en in cel C2 de woonplaats. Handel dan als volgt: Typ in cel E2 het '= ' teken. Hierna wijst u cel B2 aan. Typ dan het '&' teken, een dubbel aanhalingsteken, twee spaties en opnieuw een dubbel aanhalingsteken, en weer een '&' teken. Wijs cel C2 aan en druk op Enter. De formule wordt: =B2&" "&C2. De betekenis hiervan is: vul de waarde uit B2 in, voeg hieraan twee spaties toe en vul tot slot de waarde uit C2 in. In de cel verschijnen de postcode en de woonplaats, netjes gescheiden door twee spaties. Als u van échte formules houdt kunt u ook het volgende doen: =TEKST.SAMENVOEGEN(B2;" ";C2).

Formules in werkblad tonen Als u in Excel in een zeer complex werkblad aan het werken bent, dan kan het voorkomen dat u door de bomen het bos niet meer ziet. Om snel inzicht en duidelijkheid te krijgen hoe het werkblad in elkaar steekt, is het handig om te weten waar de formules precies zitten. Door eenvoudigweg op Ctrl+t te drukken toont Excel in plaats van de uitkomsten de formules die in de desbetreffende cellen staan. Druk nogmaals op Ctrl+t om terug te keren naar het gebruikelijke werkblad.